door Dorothy van der Laan @DEXZELS
Hoe vaak hoor je na een workshop niet de klacht dat er weer een verandering wordt opgelegd? En dat terwijl de bijeenkomst juist was gericht op het creëren van draagvlak en erg veel ruimte voor discussie en vragen had. Deze blog en de volgende benoemen de grootste valkuilen bij het ontwerpen van workshop die de effectiviteit ondermijnen.
In de blog ‘Basis principes voor een facilitator’ noemde ik al het principe van een goed ontwerp: een agenda waarbij eerst werkvormen ingezet worden die diversiteit aan meningen en ideeën stimuleren en daarna werkvormen die conclusies bevorderen. Bij de valkuilen in dit blog wordt het eerste gedeelte van dit basisprincipe, namelijk stimuleren van divergentie, niet opgevolgd.
Een workshop verwarren met een informatieve sessie
In een workshop wil je iets met de deelnemers bereiken, je wilt hun ideeën, hun kennis of hun medewerking en acceptatie verkrijgen. Nu is de vraag hoe je mensen daartoe activeert? Een strak verhaal in presentatievorm waarbij veel nieuwe informatie wordt aangedragen of een open hulpvraag waarbij ruimte voor discussie en onderzoeken is. De psychologie leert ons dat verleiden tot medewerking en acceptatie het beste werkt als er ruimte voor de ander en samenwerking is. Ga maar bij jezelf na!
Daarnaast zie je ook dat workshops starten met informatieve onderdelen en daarna overgegaan wordt op samenwerken. Ook dit is niet aan te raden, de nieuwe informatie dient immers te worden verwerkt. De emoties, die bij de gepresenteerde voorstellen of veranderingen horen, moeten nog doorleefd of geduid worden.
Maak dus onderscheid tussen informatieve sessies en workshops. Bouw tijd en ruimte in om de mensen de nieuwe informatie en de bijbehorende emoties te laten duiden voor zichzelf en in de groep. Ideaal is als je een presentatie kan vervolgen met een onderdeel waarin je gezamenlijk gaat werken aan doorleving. Organiseer daarna pas een workshop waarin je werkvormen gebruikt die nieuwe ideeën, discussie, oplossingen of gevoelens stimuleren.
Ontwerpen vanuit de behoefte controle te behouden
Klanten en facilitators willen nog wel eens angstig zijn om werkvormen te gebruiken die echte discussie stimuleren. Ze vinden het te veel tijd kosten, zitten niet te wachten op al die weerstand of andere ideeën, ze weten immers al waar het heen gaat. Als compromis wordt er dan toch een interactieve vorm gebruikt, alleen met een kader dat zo strak is, dat er nog maar weinig te onderzoeken valt. Denk hierbij aan vormen waarbij de verschillende opties al helemaal uitgewerkt zijn door een project team en de deelnemers alleen wordt gevraagd wat ze er van vinden (direct convergeren dus). Of een vorm waarbij ideeën direct tegengesproken of beoordeeld kunnen worden, zoals bij een plenaire brainstorm op flip.
Daag jezelf en de klant/eigenaar dus uit om in de workshop controle op de inhoud te laten vieren. Stel open hulpvragen, laat de deelnemers zelf opties genereren, gebruik eerst werkvormen die beoordelingen uitstellen en waarbij mensen veilig hun ideeën kunnen geven. Uiteindelijk kost dit minder tijd om de verandering te laten landen.
Eenzijdige werkvormen gebruiken
Als een werkvorm lekker loopt, dan is de verleiding groot om die veel in te zetten. Het gevaar van een dergelijke keuze is, is dat je als facilitator een groep deelnemers dan wellicht verliest. Immers, iedereen is anders en voelt zich in andere situaties op zijn gemak. Zo zullen bescheiden mensen in grotere groepen niet snel hun mening laten horen. Sterk introverte mensen zullen zelfs in kleine groepjes stil zijn, die hebben juist weer ruimte nodig om individueel een idee te kunnen uiten. Mensen die graag denken en reflecteren hebben meer tijd nodig om tot een suggestie te komen, te snel schakelen tussen items werkt voor hen niet.
Pas de werkvormen die je wilt inzetten dus aan op de doelgroep van de deelnemers. Als de doelgroep gevarieerd is, zorg dan voor afwisseling van werkvormen in de workshop, zodat je iedereen zijn talent en idee kan benutten.
Wil je meer leren over het onderwerp faciliteren en specifiek hoe je workshops goed kan ontwerpen, kijk op onze website en volg ons op twitter! Zo weet je direct wanneer de volgende blog geschreven is.
facilitator facilitator facilitator facilitator facilitator facilitator facilitator facilitator