door Dorothy van der Laan @dorothyDEXZELS
Hoe vaak hoor je na een workshop niet de klacht dat er weer een verandering wordt opgelegd? En dat terwijl de bijeenkomst juist was gericht op het creëren van draagvlak en erg veel ruimte voor discussie en vragen had. Deze blog is het tweede deel over de grootste valkuilen bij het ontwerpen van workshop, zodat de effectiviteit ondermijnd wordt.
In het eerste deel hadden we het vooral over de valkuilen die divergentie aan het begin van een workshop tegengaan. Hier raken we enkele andere basisprincipes uit de blog ‘Basis principes voor een facilitator’‘.
Toestaan van onzichtbare of geen keuzevorming
Niets zo vervelend als een workshop die eindigt waar je begonnen was. Wel veel discussie, vragen en ideeën, maar toch niet het gevoel dat er een stap voorwaarts is gemaakt. Vaak komt dat gevoel doordat de facilitator het proces niet voldoende heeft gestuurd naar conclusies of deze onvoldoende zichtbaar heeft gemaakt.
Keuzes maken is moeilijk en vergt risicobereidheid. Veel deelnemers zijn dus geneigd om niet te kiezen, ofwel door bij alles wat aan te merken te hebben ofwel de keuze aan de ander over te laten. Deelnemers worden zo geen deelgenoot van de oplossing, ze blijven toeschouwers die geen verantwoordelijkheid nemen in de afweging van voor- en nadelen. En nog funester voor voortgang: verschillen van inzicht en besef waar over men het wel eens is, blijven onduidelijk omdat men zich niet duidelijk uitspreekt.
Als facilitator kun je met de juiste werkvorm deelnemers stimuleren wel degelijk kleur te laten bekennen. Zorg dat ze fysiek duidelijk moeten maken waar hun voorkeur ligt. Dit kan bijvoorbeeld met stellingen, stemmen, puntenverdelingen en andere convergerende methodes. Zet daarna je gespreksvaardigheden in om de overeenstemmingen en de verschillen duidelijk op tafel te krijgen. Zoek altijd naar de gemene deler: dat waar men het in ieder geval over eens is.
Ben je geïnteresseerd in meer voorbeelden van werkvormen, blijf ons volgen. In de volgende blogs komen meer voorbeelden van werkvormen in detail aan bod.
Te snel een detail keuze af willen dwingen
Zoals hierboven beschreven is het gebruik van werkvormen die keuzes en conclusies bevorderen in de tweede helft van een workshop zeer belangrijk. Echter, het is wel aan te raden om in meerdere stappen naar een uiteindelijke keuze toe te werken, soms zelfs over meerdere workshops verspreid. Te snel een detail keuze laten maken speelt weerstand en risicomijdend gedrag in de kaart. Hoe meer detail, hoe meer ‘problemen’ en risico’s worden gezien, waardoor kiezen voor verandering moeilijk wordt.
Bouw keuzevorming stapsgewijs op en trechter/filter de mogelijkheden steeds verder naar meer detail toe. Elke stap in het proces is ook weer volgens het basisprincipe eerst divergeren en daarna convergeren opgebouwd. Laat mensen kiezen uit grove mogelijkheden, zorg dan voor een nieuwe laag opties die gezamenlijk worden opgesteld en convergeer daarna weer met keuzevorming in deze laag.
Geen ruimte in het ontwerp inbouwen voor zorgen en emoties
Verandering roept altijd emoties op, aangezien de onzekerheid voor mensen in zo’n situatie toeneemt. Hoewel we dit heel goed weten, krijgen emoties en zorgen nog maar weinig eigen ruimte in veranderingstrajecten, inclusief de bijbehorende workshops. De case for change is vaak volledig rationeel, de hulpvraag of het workshopthema is inhoudelijk gericht en de implementatie ondersteuning richt zich op kennis en kunde.
Om mensen te verleiden te veranderen is het verstandig om de emoties van de ander expliciet te erkennen en begrip te tonen. De ander zal zich hierdoor respectvol behandeld voelen en eerder geneigd zijn om mee te gaan bewegen en denken, sommigen met overtuiging, anderen nog schoorvoetend. Bouw dus expliciet ruimte in voor zorgen en emoties. Vraag er direct naar en laat deelnemers ze in samenwerkende vormen uiten. Maak een samenvatting, erken dat je de zorgen of emoties begrijpt en vraag wat de deelnemers kan helpen om verder te kunnen. Dit binnen het kader dat er wel degelijk iets gaat veranderen, want hetzelfde blijft het in ieder geval niet.
Wil je meer leren over het onderwerp faciliteren en specifiek hoe je workshops goed kan ontwerpen, kijk op onze website en volg ons op twitter! Zo weet je direct wanneer de volgende blog geschreven is.
workshop workshop workshop workshop workshop workshop workshop workshop